Le compte entreprise chez un VTC : ce que ça change vraiment
Vos collaborateurs avancent les frais, rapportent des tickets froissés, et quelqu'un passe une demi-journée par mois à rapprocher tout ça. Le compte entreprise existe pour supprimer cette étape. Voici comment il fonctionne.
Une entreprise qui déplace ses équipes une fois par trimestre n’a pas besoin d’un compte. Une entreprise qui envoie quelqu’un à l’aéroport deux fois par mois, oui, et la bascule se fait plus tôt qu’on ne le croit.
Le sujet n’est pas le prix de la course. Il est dans tout ce qui se passe autour.
Le vrai coût d’une course payée en note de frais
Prenons un transfert vers l’aéroport à quarante euros.
Le collaborateur avance l’argent. Il conserve le justificatif, ou le perd. Il remplit une note de frais quelques jours plus tard, de mémoire. Quelqu’un contrôle. La comptabilité rapproche. Le remboursement part sur la paie du mois suivant.
Cette course à quarante euros a mobilisé trois personnes et plusieurs semaines. Le temps passé dépasse largement le montant en jeu, et personne ne le comptabilise.
Multipliez par vingt courses dans l’année et le sujet devient concret.
Ce que le compte entreprise remplace
Une facture par mois, pas quarante justificatifs
C’est le point central. Toutes les courses du mois sont regroupées sur une facture unique, avec le détail par trajet : date, passager, itinéraire, montant.
La comptabilité traite une pièce au lieu de quarante. Le rapprochement se fait en une fois.
Plus d’avance de frais
Le collaborateur monte, descend, et ne sort pas sa carte. Rien à avancer, rien à réclamer, rien à attendre.
C’est un détail qui compte plus qu’on ne le pense pour un salarié qu’on envoie à Paris trois fois par mois.
La TVA récupérable proprement
Une facture émise au nom de l’entreprise, avec le numéro de TVA intracommunautaire du prestataire, ouvre droit à récupération selon les règles applicables à votre activité.
Un ticket de paiement au nom d’un salarié, beaucoup moins. La forme du justificatif détermine ce que votre comptable peut en faire.
Notre numéro de TVA figure sur nos mentions légales, comme celui de tout prestataire sérieux.
La réservation pour quelqu’un d’autre
C’est l’usage le plus courant et le moins connu. Un assistant réserve pour un dirigeant, un office manager pour un candidat qu’on fait venir en entretien, un service commercial pour un client qu’on va chercher à la gare.
La personne transportée n’a rien à faire. Le chauffeur l’accueille avec une pancarte à son nom, et celui qui a réservé reçoit confirmation de la bonne prise en charge.
C’est ce qui permet de faire venir un client important sans lui demander de se débrouiller.
Ce que ça ne change pas
Autant être clair, parce que la question revient.
Le prix de la course reste le même. Un compte entreprise n’est pas une carte de réduction. Il change le mode de paiement et de facturation, pas la grille tarifaire, qui reste celle affichée sur notre page tarifs.
Aucun engagement de volume. Vous ne signez pas pour un nombre de courses. Certains mois vous en aurez douze, d’autres aucune, et la facture suit.
Aucun abonnement. Le compte ne coûte rien à ouvrir ni à maintenir. Vous payez les courses que vous faites.
Si un prestataire vous propose un compte entreprise avec un forfait mensuel minimum, posez-vous la question de ce que vous achetez réellement.
Ce qu’il faut pour ouvrir
La démarche est plus légère que ce que les gens imaginent.
Les coordonnées de la société, avec le numéro SIRET et l’adresse de facturation. C’est ce qui permet d’émettre une facture en règle.
Le nom des personnes autorisées à commander des courses. Un assistant, un office manager, un dirigeant, autant que nécessaire. C’est ce qui évite qu’un inconnu réserve sur votre compte.
Une adresse de facturation, qui n’est pas toujours celle du siège. Beaucoup de sociétés ont un service comptable ailleurs.
Les conditions de règlement souhaitées, à discuter selon votre organisation.
Comptez un échange téléphonique et un mail. Le compte est utilisable rapidement, sans période de test ni dossier à monter.
À partir de quand ça vaut le coup
Notre repère, et il est empirique : à partir de deux ou trois courses par mois, le compte fait gagner plus de temps qu’il n’en coûte à ouvrir.
En dessous, une course payée sur place reste plus simple. Il n’y a aucune raison d’ouvrir un compte pour un déplacement annuel.
Les profils qui en tirent le plus : les sociétés qui font venir des candidats ou des clients de l’extérieur, celles dont les dirigeants prennent l’avion régulièrement, les cabinets qui envoient des équipes sur site, et les hôtels qui organisent les déplacements de leurs clients.
Les questions qu’on nous pose
Peut-on avoir plusieurs personnes qui réservent ? Oui, autant que nécessaire. Vous nous dites qui est autorisé.
Le collaborateur voit-il le prix ? Cela dépend de ce que vous souhaitez. Certaines sociétés préfèrent que le montant reste entre le prestataire et la comptabilité.
Comment sont gérés les retards ? Comme pour toute course, avec les mêmes règles. Un vol en retard est suivi, et vingt minutes d’attente sont offertes après l’atterrissage réel.
Et si on n’utilise pas le compte pendant six mois ? Rien ne se passe. Il reste ouvert, il ne coûte rien.
Comment on procède
Le plus simple reste un appel. On regarde combien de déplacements vous faites, qui doit pouvoir réserver, et comment votre comptabilité préfère recevoir les factures.
Le 02 53 35 44 80, ou la page dédiée aux entreprises pour le détail de ce qui est inclus.
Si vos déplacements concernent surtout l’aéroport, notre page transfert aéroport précise les délais et le suivi de vol.
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